Informatiebeveiliging en compliance zijn voor steeds meer organisaties een vast onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. Wetgeving verandert, normen worden aangescherpt en organisaties werken met steeds meer digitale systemen en externe leveranciers. Daardoor wordt het lastiger om controles, risico’s, maatregelen en verantwoordelijkheden overzichtelijk bij te houden.
GRC software helpt om deze verschillende onderdelen samen te brengen in één centrale omgeving. GRC staat voor Governance, Risk & Compliance en richt zich op het beheersen van processen, risico’s en verplichtingen binnen een organisatie. In plaats van informatie te verspreiden over spreadsheets, documenten en losse systemen, ontstaat één plek waar de actuele stand van zaken kan worden gevolgd.
Waarom organisaties GRC software gebruiken
Compliance bestaat vaak uit tientallen of zelfs honderden controles en maatregelen. Daar komen interne processen, leveranciersbeoordelingen, risicoanalyses en documentatie nog bij.
Wanneer deze informatie handmatig wordt bijgehouden, kost het veel tijd om te bepalen wat actueel is. Het wordt bovendien moeilijker om te zien welke taken nog openstaan en wie daarvoor verantwoordelijk is.
Een GRC-platform kan onder andere helpen bij:
- het registreren en beoordelen van risico’s;
- het beheren van controles en maatregelen;
- het volgen van compliancevoortgang;
- het toewijzen van verantwoordelijkheden;
- het beoordelen van leveranciers;
- het verzamelen en beheren van bewijslast;
- het monitoren van openstaande acties;
- het werken met verschillende normen en frameworks.
Hierdoor ontstaat een duidelijker beeld van de informatiebeveiliging en compliance binnen de organisatie.
ISO 27001, NIS2 en AVG vanuit één omgeving beheren
Veel organisaties hebben niet met één afzonderlijke norm of wettelijke verplichting te maken. Verschillende regels en frameworks kunnen tegelijkertijd van toepassing zijn.
ISO 27001 richt zich bijvoorbeeld op het structureel beheren van informatiebeveiliging. Organisaties brengen risico’s in kaart, nemen passende maatregelen en controleren regelmatig of deze maatregelen goed functioneren.
De NIS2-richtlijn legt extra nadruk op cybersecurity, risicobeheer en de verantwoordelijkheid van organisaties voor digitale weerbaarheid. Ook leveranciers en andere partijen binnen de keten spelen daarbij een belangrijke rol.
Daarnaast stelt de AVG eisen aan de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt en beschermd.
Veel maatregelen binnen deze onderwerpen overlappen elkaar. Een goed ingericht GRC-systeem kan deze samenhang zichtbaar maken. Een bestaande beveiligingsmaatregel hoeft daardoor niet voor ieder afzonderlijk framework opnieuw te worden geregistreerd.
Risicomanagement continu inzichtelijk houden
Een risicoanalyse is geen document dat één keer wordt opgesteld en daarna jarenlang hetzelfde blijft. De omgeving van een organisatie verandert voortdurend.
Er komen nieuwe medewerkers, systemen en leveranciers bij. Software wordt vervangen, processen veranderen en er ontstaan nieuwe cyberdreigingen. Ook wet- en regelgeving kan veranderen.
Daarom is het belangrijk dat risicomanagement onderdeel wordt van een continu proces.
Met GRC software kunnen risico’s worden gekoppeld aan specifieke maatregelen, controles en verantwoordelijke personen. Hierdoor wordt sneller duidelijk waarom een maatregel nodig is en welke gevolgen een openstaand risico kan hebben.
Wanneer een controle bijvoorbeeld een afwijking laat zien, kan direct worden vastgelegd welke actie noodzakelijk is. Dat voorkomt dat belangrijke bevindingen verdwijnen in e-mails of losse documenten.
Meer controle over leveranciers
Vrijwel iedere organisatie maakt gebruik van externe dienstverleners. Denk aan hostingbedrijven, cloudomgevingen, softwareleveranciers, IT-partners en andere partijen die systemen beheren of gegevens verwerken.
Daarmee ontstaat ook afhankelijkheid.
Een beveiligingsincident bij een leverancier kan namelijk gevolgen hebben voor de eigen organisatie. Leveranciersbeheer wordt daarom steeds belangrijker binnen informatiebeveiliging en risicomanagement.
Door leveranciers centraal te registreren, kunnen organisaties bijvoorbeeld vastleggen:
- welke systemen of gegevens een leverancier gebruikt;
- welke beveiligingsafspraken zijn gemaakt;
- welke documenten beschikbaar zijn;
- wanneer een beoordeling moet worden vernieuwd;
- welke risico’s bij een leverancier horen;
- welke maatregelen nog uitgevoerd moeten worden.
Zo wordt leveranciersmanagement onderdeel van het bredere complianceproces in plaats van een losstaande administratie.
Minder afhankelijk zijn van spreadsheets
Spreadsheets zijn handig voor eenvoudige registraties, maar worden moeilijk beheersbaar wanneer meerdere medewerkers dezelfde complianceprocessen moeten onderhouden.
Er ontstaan verschillende versies van bestanden en het is niet altijd duidelijk wie een wijziging heeft uitgevoerd. Ook automatische herinneringen, taakverdeling en koppelingen tussen risico’s en maatregelen zijn beperkt.
Een gespecialiseerd GRC-platform biedt hiervoor meer structuur.
Met een oplossing zoals Mijn IBP kunnen organisaties verschillende onderdelen van governance, risicomanagement en compliance vanuit één omgeving beheren. Hierdoor ontstaat een centrale plaats voor controles, frameworks, risico’s en leveranciers.
Automatisering maakt compliance praktischer
Een groot deel van compliance bestaat uit werkzaamheden die regelmatig terugkomen. Een controle moet opnieuw worden uitgevoerd, een document verloopt of een verantwoordelijke moet een maatregel beoordelen.
Wanneer zulke werkzaamheden volledig handmatig worden uitgevoerd, gaat veel tijd zitten in administratie en opvolging.
Automatisering kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor herinneringen, periodieke controles, rapportages en het signaleren van openstaande acties.
Dat betekent niet dat informatiebeveiliging volledig automatisch kan worden uitgevoerd. Menselijke beoordeling blijft belangrijk. Automatisering zorgt er vooral voor dat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan herhalende administratieve werkzaamheden.
Inzicht via een centraal compliance-dashboard
Een dashboard maakt complexe informatie gemakkelijker te beoordelen. In plaats van verschillende documenten te openen, kan direct zichtbaar worden hoe een organisatie ervoor staat.
Denk aan informatie zoals:
- voortgang per framework;
- openstaande controles;
- actuele risico’s;
- afwijkingen die aandacht nodig hebben;
- status van maatregelen;
- leveranciers met openstaande beoordelingen.
Voor management, securitymedewerkers en complianceverantwoordelijken zorgt dit voor een gedeeld beeld van de actuele situatie.
Compliance als doorlopend proces
Effectieve compliance draait uiteindelijk niet alleen om het behalen van een certificering of het afronden van een audit. Het gaat vooral om het structureel beheersen van risico’s en het aantoonbaar uitvoeren van passende maatregelen.
Door informatie centraal vast te leggen en regelmatig bij te werken, wordt het eenvoudiger om voorbereid te zijn op audits, wijzigingen in regelgeving en nieuwe beveiligingsrisico’s.
Een GRC-platform zoals Mijn IBP kan daarbij helpen door compliance, informatiebeveiliging, risicomanagement en leveranciersbeheer binnen één omgeving samen te brengen.